マンション管理の窓口

　「老朽化マンション等の管理及び再生の円滑化を図るための建物の区分所有等に関する法律等の一部を改正する法律案」5月23日、参議院の本会議で可決・成立しました。

建物の「取り壊し」・「売却」等を行う際の決議については、これまで「全員の同意」が必要でしたが今回緩和され、「5分の4の賛成」でも可能となります。また、所在が不明な所有者については、裁判所が認めれば決議の母数から外せるようになります。さらに総会議案でのの特別決議では、現状の全区分所有者の「4分の3の賛成」から、総会出席者の「4分の3の賛成」に緩和されることになります。また、管理不全の専有部分等を裁判所が選任する管理人に管理させる制度を創設するなど、マンションの円滑な管理を促進する内容が盛り込まれています。その他、地方公共団体の取り組みを拡充することを目的に、外壁剝落等危険な状態にあるマンションに対する報告徴収、助言指導・勧告等の措置を取れるようにするほか、管理組合の合意形成の支援等に取り組む民間団体の登録制度の創設等も定めています。

今回の改定案のなかでは、一部の有識者、団体等が分譲マンションの共有部分に欠陥があった場合の損害賠償請求権を巡り、転売されたマンションについては、現在の所有者ではなく、元の所有者が請求権を持ち続けることを前提としており混乱を招くとして転売時に賠償請求権も新たな所有者に移転する「当然承継」を明記した法改正を求める声があがっていると指摘していました。

結局今回の区分所有法ではこの部分は規定されず、マンション標準管理規約で対応することになり、施行後5年での見直し規定が付則に盛り込まれました。今回の区分所有法改正も当事者である区分所有者がどれくらい自分事と捉えているかと考えれば残念ながら関心がないという方が多いのではないかと考えます。法改正も良いのですが肝心の区分所有者の意識を高める策も必要だと感じます。施行については一部を除き2026年4月を予定しています.

近時の行政書士制度を取り巻く状況の変化を踏まえ第217回国会（常会）に法律案が提出され、衆議院本会議（令和7年5月30日）及び参議院本会議（同年6月6日）においてそれぞれ可決し、成立いたしました。
今日、デジタル社会が進展するなど、行政書士制度を取り巻く状況は大きく変化し新たな市場が形成され業務範囲が拡大しています。このような状況に合わせた改定であり更なる飛躍が期待できるものと考えております。最近の行政書士会連合会と他団体の連携とも併せ時代の変化に対応する動きが活発化しています。
　
第一に、現行の目的規定を改め、行政書士の使命を明らかにする規定を設けることになりました。
　
第二に、職責を明らかにする規定を創設し、デジタル社会の進展を踏まえた対応等を行政書士の職責として規定されました。
 
第三に、特定行政書士の業務範囲を拡大し、特定行政書士は、行政書士が「作成することができる」官公署に提出する書類に係る許認可等に関する不服申立ての手続について代理等をすることができることが明確化されました。
 
第四に、行政書士又は行政書士法人でない者による業務の制限規定に、「他人の依頼を受けいかなる名目によるかを問わず報酬を得て」との文言を加え、趣旨が明確化されました。この改正によって、「会費」等のいかなる名目であっても「報酬」に該当することが明確にされました。
 
第五に、行政書士又は行政書士法人でない者による業務の制限違反等に対する罰則及び行政書士法人による義務違反に対する罰則について、両罰規定が整備されました。
日本行政書士会連合会記事https://www.gyosei.or.jp/news/20250606

昨年後半から日本行政書士会連合会と各団体との連結協定が続いております。近年の想像を超える異常気象や自然災害の増加、アナログ社会からデジタル社会への急速な変化、国際化の進展等時代の変化に伴い一層の連携強化が重要であり今回の改正とも連動する動きとなっています。
以下日本行政書士会連合会記事より引用

内閣府と「大規模災害時の被災自治体への支援に関する内閣府と日本行政書士会連合会との協定」を締結しましたので、お知らせいたします。
　令和6年9月25日に連携協定書の締結式が開催され、松村祥史内閣府特命担当大臣（防災、海洋政策）、常住豊会長らが出席しました。
　今回の協定の締結を契機として、被災者支援活動の一層の推進を図ってまいります。

デジタル庁と日本行政書士会連合会は、「誰一人取り残されないデジタル社会」実現のために必要な事業の企画及び実施に関して、連携協定書を締結することとしました。河野太郎デジタル大臣、大串正樹副大臣、当会の常住豊会長らが出席し、令和５年９月１日デジタル庁にて署名式が開催されました。

令和7年2月19日に大韓民国ソウル特別市にて協定式が開催され、黄海鳳大韓行政士会会長、常住豊日本行政書士会連合会会長らが出席しました。
　今回の協定の締結を契機として、両会のさらなる発展と相互理解及び連携を図ってまいります。
　※本事業は外務省による「日韓国交正常化60周年記念事業」に認定されています。

登録申請中の日本行政書士会連合会への登録が終わり本日５月１５日福岡県行政書士会にて交付式が執り行われ北九州地区では新たに４名が登録されました。併せて事務所名称の行政書士北九州桜花法務事務所も届け出が完了いたしました。想定はしていましたがやはり多くの資料とボリューム感で後日目を通したいと思います。今後は地域企業・市民の身近な相談役として頑張らせていただきますのでよろしくお願いいたします。まずはご報告まで。
行政書士北九州桜花法務事務所日本行政書士会連合会(登録第25402781号)福岡県行政書士会会員(福岡会員25029号)代表行政書士　　　大田　　司

（一社）日本マンション管理士会連合会と日本行政書士会連合会はマンション管理計画認定支援手続の円滑化やマンション管理の適正化に寄与することを目的に連携協定を締結しました。
令和７年２月２５日に日本行政書士会連合会において連携協定書の締結式が開催され、瀬下義浩日本マンション管理士会連合会会長、常住豊日本行政書士会連合会会長らが出席しました
今回の協定の締結を契機として、関連情報の共有化や各都道府県単位による連携を積極的に図っていくことが確認されました。

マンション管理実務に於いて各種書類・契約書・決算書・議事録等といった法的書類及び付随する相談業務その他通常業務での代理人としての契約締結業務等が行政書士の法定業務の一つでありアドバイス・助言と言ったコンサルティング中心のマンション管理士との連携強化は管理組合にとっては非常に有益だと感じます。

今回予防法務の専門家（隣接法律専門職）として行政書士登録に向けて申請中です。最終的に登録が決まれば業務の準備開始することになりますが現在は登録前ですので資格名を表記することも業務をすることも出来ませんが予定業務について簡単にご紹介したいと思います。

そもそも行政書士という資格に興味をもったのはマンション管理業務関係で作成する管理規約・各種契約書・議事録・決算書・内容証明・合意書等権利義務・事実証明に関する書類等は、弁護士又は行政書士の独占業務だということがきっかけになります。
現在、日本には1,000以上の資格があると言われていますがそのなかでも、特に8士業と呼ばれている国家資格があります。弁護士・税理士・司法書士・行政書士・社労士などで共通する特徴は職務上、戸籍・住民票などを必要な場合に請求できる請求権が認められている点があります。戸籍と住民票などは、特に扱いが慎重になる個人情報で、誰でも請求できるわけではありません。８士業については国からこの権限を与えられている専門家になります。そのため審査と情報の登録・情報の公開が義務付けられています。またそれぞれ独占業務があり一般事業会社等が参入できない障壁があります。
20代の頃、法律資格に興味があり行政書士という資格があることは認識していましたが数十年ぶりに再び興味を持った次第です。試験問題を確認すると当時とは難易度が桁違いに上昇していました。本来争いごとが苦手なタイプですので法律関係は性格的に向いていないと思いましたが行政書士の場合は争いを未然に防ぐ予防法務的な性格が強い業務がメインのため取得する決意をしました。

当時管理会社に勤務していましたので激務のフロント職を担当しながら隙間時間を使い勉強することは想像以上に大変でしたが元々性格が独学に向いていたためモチベーションを維持し関連資格も含めて合格することができました。その後、合同法務事務所、マンション管理会社等で実務経験を積み今回登録をおこなうことになりました。いま改めて思うのは会社員でフルタイムで働きながら気持ちを維持し勉強を続けるということは学生時代より遥かに大変だと感じております。同僚がお酒を飲んでいる時やテレビ等を見ている時にストイックに自己啓発に取り組むという事は本当に良い経験をしたと感じています。結果的に、金融関係・不動産会関係・法律関係の包括的知識の習得が出来、現在の土台を気付くことができました。これからも資格取得にこだわらず生涯学生として常に知識のブラッシュアップに取り組んでいきたいと思います。

ここ北九州市は60年ぶりに人口減少に歯止めがかかりました。企業誘致も進み郊外での農地転用・開発許可の特例措置、物流拠点地区の推進(物流総合効率化法の認定)など専門家としてサポートできる事はあると思いますので微力ですが街の発展に貢献していきたいと考えております。またマンション管理組合サポートに於いても対応できる業務が大幅に増えることからサービス内容を見直す予定です。最後に予定業務について簡単にご紹介させていただきます。

当事務所が行う予定の業務（例）
各種許認可申請や書類手続き
会計記帳、決算、財務諸表の作成など
ビジネスコンサルタント（中小企業に対する法務的観点からのアドバイス）
トラブルを未然に防ぐ予防法務（権利義務・事実証明に関する書類の作成、提出）
遺言書の起案・作成の支援・相続手続き・任意後見
自動車登録関連・運送業・物流・海運業関係
土地活用（畑や家を売りたいなど土地関連の申請手続き）
マンション管理組合へのワンストップサービス（主要基本業務の実務代行が可能）
日本国籍取得に向けての帰化申請手続き、在留資格取得など
市民法務（管理組合相談、クーリングオフ、契約書・農地転用の相談）など

一昨年12月にブログで取り上げましたビケンテクノの件で元社員が逮捕されました。容疑はマンション管理組合の修繕積立金など４０００万円余りを着服したということです。逮捕されたのは大阪府吹田市にあるビルメンテナンス会社「ビケンテクノ」の元課長、亥野宏一郎容疑者（６８）です。
警察によりますと、おととし１０月までのおよそ４か月間に、大阪・中央区にあるマンションの管理組合が集めた修繕積立金などおよそ４７００万円を着服したとして、業務上横領の疑いが持たれています。
元課長は当時、会社で管理業務の責任者を務めており、着服した金は第三者の口座を経由してみずからが管理する口座に送金した疑いがあるということで計画的で悪質です。
被害のあった管理組合が今月刑事告訴していたということで、調べに対し、容疑を認めているということです。
元課長は会社の調査で２０１５年以降、関西の１４の管理組合からあわせて９億１０００万円余りを着服した疑いがあることが分かり懲戒解雇されており、警察が詳しいいきさつを調べています。

今回の発覚を受けビケンテクノでは、有識者による第三者委員会をたちあげ第三者委員会等報告書が公表されております。

第三者委員会等報告書の内容を一部引用

そのなかで不正の原因は、「主に管理体制と内部監視の欠如に起因している。マンション管理課において元課長が長期間にわたり独占的に業務を担当していたことが問題であった。ジョブローテーションが行われず、元課長の業務内容に対する、上席者等の監視や牽制機能が機能していなかったため、不正行為が見過ごされた。
　また、業務手順の明文化がされておらず、各担当者が独自に業務を進める状態が常態化していたことも不正を容易にしたといえる。特に、マンション管理適正化法で義務付けられている「通帳と印鑑の分別管理」が徹底されておらず、元課長が両方を管理していたことが、不正の実行を可能にした要因である。
　さらに、経理部や内部監査部門、監査役など他部門の監視も不十分であり、元課長の不正行為に対する組織的な抑止力が欠如していたことも重大な要因とされる。このような管理不備や内部統制の甘さが、不正行為を長期間にわたって許容する結果となった」。としています。

東証スタンダード企業といってもマンション管理事業は非主要業務であり売り上げに占める割合は僅か数パーセントとうことであり業務全般に於いて脆弱な管理体制だったということです。

また再発防止策については以下の内容が挙げられています。
「マンション管理課における再発防止策
（1）適正化法に基づく業務遂行体制の構築
　　適正化法に従い、通帳と印鑑の分別管理を徹底し内部統制を強化する体制を構築。
（2）マンション管理課の業務手順の策定
　　業務フローを文書化し、業務遂行手順を明確化することで不正の発生を防止。
（3）マンション管理業務に関する体制面の改革
　　管理組合に対する業務を再編成し、適正な業務分担と監視体制を強化。
（4）人事ローテーションの拡充
　　特定の担当者に業務が集中しないよう、定期的な人事異動を実施し牽制機能を向上。
（5）子会社によるマンション管理業務の承継
　　一部の業務を子会社（マンション管理業務を主たる業務としている）に移管。
・管理部門等における再発防止策
（1）経理部
　　債権管理の強化や定期的なモニタリングを実施し、未回収債権への対応を迅速化。
（2）監査室
　　内部監査機能を強化し、定期的な監査とフォローアップを徹底。
（3）監査役会
　　監査役の独立性を保ち、監査役会の監視機能を強化することで経営監視を徹底
■　その他
　長期にわたりマンション管理課において不正が見過ごされていたため、同社のガバナンスにも問題があるとされた。特に内部通報制度や監査体制の見直しが急務とされている。」

最後にその後の経緯として今回の件で役員の処分が示されております。
■１ 役員の辞任等
2024年2月14日に、代表取締役会長・社長の役員報酬を30%減額（3ヶ月間）、その他取締役・監査役も20%減額（3ヶ月間）、することを決定した。
■２ 会計監査人の異動
なし