マンション管理の窓口

皆さんご自分のマンションの長期修繕計画を見たことはあるでしょうか？ほとんどの方がそういえばあったなという方のほうが多いのではないでしょうか？

しかしこの長期修繕計画が竣工時から見直されていない場合や１０年以上前のものだったりということが意外と多いのではないでしょうか。本来であれば5・6年程度で見直すことが望ましいのですが。管理会社が管理しているからと思われる方もいるかも知れませんが今までの経験でいえば見直されていないケースが非常に多かった印象があります。あるマンションでは10年以上前に竣工時建設会社が作成した長期修繕計画を基に管理会社が総会議案で積立金の値上げを行うというケースも確認しています。

正直、管理規約改定にしろ長期修繕計画見直しにしろ手間のかかる業務は、現状フロントではなかなか手が回らないというのが実情だと思います。また仮に管理会社が作成したものがあってもその項目・金額が妥当かどうか分からないという場合もあります。今回はこのソフトの説明ですので詳しくは説明しませんが作成に管理会社の意向が働いてる場合管理組合としては検証が必要です。その際の確認としても利用できるものと思われます。

また自主管理組合ではそそも長期修繕計画がないという管理組合もあると思います。あっても実際には活用出来ないものであったりするケースが多いと思われます。

そこで今回住宅金融支援機構が開発したこの無料で作成できるシステムを利用されてはみてはいかがでしょうか？本格的な長期修繕計画を作成すればやはり数十万円必要ですのでまずはこのシステムで確認するという方法もあると思います。もちろん大規模修繕に向けて正確なもの、積立金改定のための指針ということであれば専門家にご相談することをお勧めします。

正式名称は、「マンションライフサイクルシミュレーション」といいます。管理組合様が必要事項を入力すれば簡単に無料で、将来の資金計画ができるように開発されています。

 自分たちのマンションの規模、築年数、工事内容に応じた「平均的な大規模修繕工事費用」や今後40年間の「修繕積立金の負担額」、「修繕積立金会計の収支」などを試算することができるようになっています。

特徴としては、住宅金融支援機構が作成したものですから、資金計画に重きを置いた試算ができるようになっています。修繕積立金会計の収支が赤字となる場合は、増額や借入金により収支を改善させた後の資金計画も併せて表示します。
以前は　戸数等の制限があったのですが現在に於いてはほぼすべての物件に対応できるのではないかと思います。条件としては以下の通りです。

《シミュレーションの想定している規模等》 
①階数 30 階以下（タワーマンションについては乖離幅が大きくなることが想定されます。）
 ②平均専有面積 100 ㎡以下
 ③戸数 300 戸以下
 ④住棟タイプ 単棟型（団地型のマンションの場合は、各棟毎に試算を行ってください。）
 試算結果の範囲には、コンサル料、調査・診断、設計、工事監理費用、長期修繕計画作成費用は含まれません。 
本シミュレーションは、将来の物価変動はないものとして算出しています。

この「マンションライフサイクルシミュレーション」を活用されるのも一つの方法だと思います。以下にリンクを貼っておきますのでご関心のある方はご確認していただければと思います。

住宅金融支援機構　無料で作成できる「長期修繕ナビ」
https://www.jhf.go.jp/simulation_loan/m-simulation/suikei/index.html

近年、マンション総合損害保険料が立て続けに値上がりしています。想定外の自然災害や老朽化したマンションの漏水事故等の増加が要因の一つだと考えられます。様々な物・サービスの値上げがおきている状況のなかリスクヘッジをしたうえで保険料を削減できる方法はないかということで過去私が見直しの際経験した項目をいくつかご紹介させていただきます。

１．記載されている保険料算定の基礎情報が間違っていないか？
火災保険料算定の基礎となる建物の構造・延床面積、竣工年などが間違っていることが案外多く、正しく保険料が算定されていないことがあります。良くあるのが延床面積が間違っており無駄な保険料を払っているケースです。

建築基準法に基づく延床面積は、登記簿謄本（登記事項証明書）で確認できるのですがかなりの代理店はこの確認をせずに算出していると思われます。
実際面積が共用部分の面積ではなく、専有部分の面積を含んだ総面積だったり、竣工年度が間違っていたりということがあります。まずは正確な建物情報に基づいて保険料が算定されているかを確認することが大事です。

２．必要以上に高額の保険金額の設定になっていないか？
通常必ず付保する施設賠償責任保険の保険金額については、対人・対物共通、１名１億円・１事故５億円というように保険金の上限を決めて保険料を算出します。この金額が大きくなれば当然保険料も高くなります。

高い方が安心であることは間違いありませんが、マンションは、外壁がモルタル塗装もあればタイル貼りもあります。外壁全体のタイル割合も個別に違います。これら個別の状況に合わせた適切な保険金額が設定されているのかどうかも重要です。

3．免責金額の設定を検討する
免責金額とは、保険金が支払われる事故が起きた際に、契約者（管理組合）が自己負担しなければならない金額のことです。

例えば、保険金額1,500万円の保険に加入していた場合に100万円の損害が発生したとすると、免責金額０円の契約であれば、損害額100万円が全額保険で賄われます。
これに対して、免責金額１０万円の契約であれば９０万円しか保険金が出ませんが、保険料は安く済みます。

このほかにも、管理組合によっては個人賠償責任保険に加入しているところもあると思いますがこの保険料が想像以上に高いため負担になっているケースがあります。
区分所有という構造のたこの保険の必要性もわかりますが財政を圧迫するようであれば各区分所有者に状況を説明・個別に加入してもらう周知したうえで見直す方法もあります。

また裏技として主契約の火災保険会社とは別の保険料が安い保険会社と契約するという契約方法が可能なケースがあります。

その他地震保険の特性を考え見直す。鉄筋コンクリート造の特性を踏まえ建物評価額の割合を下げて「約定付保割合（やくじょうふほわりあい）」保険料を算出する。建築基準法で延焼防止のための項目が設けられており火災でマンションが全焼ということは考えられませんので実情に応じてこの割合を下げるという事です。

そして最後に現在契約している保険会社以外の保険商品も比較検討してみることをお勧めします。今はマンション保険に関して各社方針や力の入れ方が違うようです。それぞれの保険商品を見比べて内容と保険料を確認されることをお勧めします。

以上保険料削減のための説明でした。北九州市ではここ最近公立学校で外壁の落下が続いています。マンションでもいつ何が起きるかわかりませんので今の契約が適切な補償内容か確認されてみてはいかがでしょうか？管理組合だけでは、判断もつきにくいと思われればマンション管理と保険に詳しい専門家のアドバイスを受けられることをお勧めします。

今回はお世話になった管理業界のためにも厳しい表現をさせて頂きます。マンション管理士会や他の団体と交流すると管理会社に関するいろいろな情報が入ってきます。どちらかというと良くない情報が多く非常に残念です。

特にフロントの杜撰な対応や接客業としての意識の低さには首を傾げてしまうことがあります。ごく一部と思いたいのですが伝え聞く状況を踏まえまた私が管理会社勤務時代に感じたことも含めて考えれば想定以上のケースがあるように感じます。大手・地場管理会社のフロント問わず具体的な事例が伝わってきます。

もちろん組織という制約のなかで誠実に対応されているフロントの方もいるとは思いますが業界の評価を下げるフロントがいることも事実なのです。

相手はほとんどが一般市民の組合員・居住者の方達です。たしかにエンドユーザーですので中には癖のあるタイプの方もいるでしょう。しかしどう考えても一般的常識から判断すればこう対応すべきという事に対して真逆の行動をとったり、依頼された案件を放置したり、その場しのぎの嘘を平気で何度も繰り返すといった事例が伝え漏れてきます。

その反面修繕工事の見積もりだけは、自ら提案してくるというから呆れてしまいます。足元の自分の仕事も誠意をもって対応出来ないのにお金に関することだけは熱心に動く。また顧客先の管理組合の理事会・総会に私服と区別のつかないような出で立ちで対応する担当者もいるという声も時折耳にします。

こういうことを繰り返せば結局いつまでたっても、顧客である管理組合様から高い評価が得られません。インターネットで検索すれば掲示板等に組合員の生の声が掲載されています。現実の管理業界の質の評価がわかります。相変わらず行政処分を受ける管理会社も後を絶ちません。管理戸数、資本金、従業員数などという定量的な数字は一つの参考資料でその管理組合に対する管理の質を担保するものではないのです。

前回のブログに書いたようにフロントは黒子になって動きストレスも多く大変と説明しましたがその苦労も水の泡です。私はなにも理想論を言うつもりはありません。人間誰でも長所もあれば短所もあります。ミスもあれば失念もあります。私が言いたいのは管理組合をお客さんと思って仕事をしなければ感謝されず自ら仕事をやりにくくしていると言いたいのです。

管理組合員の方は今の管理会社＝フロントが良いと考えているケースは決して多くありません。自分達の代わりに雑務等を委託するという消極的選択として今の管理会社＝フロントを選んでいる場合が多いのです。

消極的選択なので先程述べた事例等あっても具体的な行動に移す人は少ないのです。実際「対応が悪い、工事金額が高いなど・・」と言いながら毎年更新する管理組合は多くあります。また仕事・日常忙しく関心が低い組合員の方も多いことから問題が表面化しないだけなのです。それをいいことにまさに「顧客不在の仕事ぶり」という表現が適切ではないでしょうか？

しかも悪いことに当の本人達はそれ程自分の行動が問題とは感じてない節もあるのです。
ホテルでフロントといえばそのホテルのまさに顔です。それに相応しい人を置いています。
管理会社のフロントもその管理組合にとってみればまさに管理会社の顔なのですから。
経験者優遇・有資格者優遇もわかりますが適正能力を見据えた人材採用と育成も積極的に行っていただけないものかと思います。

福岡のある管理会社はどんなに人材難でも業界経験者は採用しないという事を聞いたことがあります。代表が業界の実態を見るにつけ悪しき慣習に染まった人材は良くないとの考えだからという話しです。こういう認識を持たないといけない今の管理業界はやはり問題があると感じています。

従来のイメージを変え良い人材が増えれば業界の社会的地位も向上すると思います。私がお世話になった業界ですので是非頑張っていただくことを期待します。

管理会社時代に「マンションのフロントって普段何してるの？」と友人から聞かれたことがあります。その友人は分譲マンションに住んでおり担当者をマンションで見ることもほとんどなくネットでくぐると管理会社の実態が掲示板などで書かれているのを見たことがあるようで不信感をもっているようでした。

ほとんど仕事もせずに適当に時間を潰しているのじゃないのではと考えていたようでした。そこで今回私の実体験をもとに実際はどうなのかを説明しようと思います。

まず言われるほど暇ではありません。日によっては不法駐車トラブルまたある日はゴミ出しトラブル、そして各設備関係の業者とのやり取り、社内会議、掲示物の作成、その間に理事会資料の作成、巡回業務、時には清掃員の急な欠勤対応、次の日にはマンションから漏水が発生、業者手配して現地で対応している間に明日のインターネット工事の件で電話があったりその諸々・・・

はっきり言って雑用のオンパレードです。さらにはモンスタークレーマーの居住者からのクレーム電話の対応、無理難題な要望、時にはお前呼ばわり馬鹿呼ばわりされることもあります。とどめは、上の階の音がうるさいからどうにかしてくれと日曜日の朝から携帯が鳴る。そして次の夜には別のマンションのオートロックが故障して現地に向かう羽目になる。

これらは、決してオーバーに書いているわけではありません。もちろん何もない日もあります。しかし平均10棟前後、多いフロントでは15棟前後担当していますので様々な雑用やトラブルがつき物なのです。案件によっては丸１日現地で潰れることもあるのです。次の日に理事会等あればそのあと社内に戻って資料の準備等をしたりすることもあります。

逆にこれらの雑用でストレスを抱え本来組合のためにしなければいけない提案であったり理事会・総会での時間をかけた議案書作成、管理人とのコミュニケーションや適度な巡回が不十分になるフロントも多いと思います。

そのうえ近年では，大手を中心にIT管理ソフトを使い事務作業をおこなっています。これが中高年にはさらにストレスとなっていることもあるのです。はっきりいって60代の方の中にはスマホの操作も苦手な方もいるのですから。

このように日常業務の多くは専門性を必要としないものが多くありますが精神力・忍耐力・胆力が必要で長く続けていくことは皆さんが考えている以上に大変な業務です。

普段なにもしてないように見えて実はこうした黒子になって見えないところで動いているのも事実なのです。タイプ的には、私見ですが不器用な方が多いかなというイメージです。この不器用さが一つには対応が悪い、気がきかない等のイメージを助長しているのかもしれません。

私は、前職の管理会社責任者時代にはフロントには、現地にいったら爪痕を残すようにと言っていました。たとえ短時間でも巡回にいくならば居住者目線になって行動するように指導していました。仕事目線で考えれば自分の行う業務だけすればいいのですが普段居住者の方とは接点がないのだから現地に行った時ぐらい爪痕を残しなさいと言っていました。

エントランスのステッカーが剥がれていたら直す、掲示板を見てきれいに張りなおす。使用していない画鋲・マグネットを綺麗に揃えるなど・・・見ていない様で見ているのが居住者なのですから。

今回は、マンションのフロント業務は、決して楽な仕事ではありませんというお話しをさせて頂きました。

季節柄、決算理事会・総会を迎える管理組合様も多くあると思います。そこで今回は、ある事例を作りそれを基に少しお話ししたいと思います。尚、以下の内容は、すべての管理組合様に当てはまるものではありません。

国土交通省が公表している標準的な委託契約に基づき管理委託契約を行っている管理会社も多くあります。ただ現実このような問題のある管理組合は、想定するよりは多いのではないかと考えます。

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中規模マンションで、輪番制で２回目の理事になったＢさんは自身が総務関係の仕事をしていることもあり会計担当理事になりました。管理会社に会計処理のやり方などを確認したところ、会社経理とはずいぶん違う方法で処理されており、支払いの証拠となる請求書等も外注先のものではなく管理会社発行の伝票がほとんどという状態でした。

これでは適正な会計チェックなどできないと管理会社に言ったところ、「当社はこのやり方で長年やっており問題は生じておりません」という回答でした。その他気になる点として通帳名義と印鑑を確認すると、管理費口座・修繕積立金口座共に通帳はたしかに理事長名義になっていましたが管理費口座の印鑑は管理会社が持っている状態で、管理会社の裁量で支払いが可能な状況でした。

そこで過去の領収書綴りなど決算書類を精査したところ腑に落ちない支払いレシート・領収書が複数確認されました。他にも社会人感覚でみると随分割高な点検費用・修繕工事の請求書も目につきました。

この状況に、自分も含めすべて管理会社任せで組合員全員が無関心だったのではと思いました。幸いＢさんは、会計や総務に詳しいこともあり、組合員に不動産関係者がいたこともあり管理組合を適正化するため協力してもらえませんかと、他の役員に呼びかけました。

そこで管理委託契約の中身について標準管理委託契約書を比較してみることにしました。すると明らかに管理会社に有利な内容になっている項目を複数確認することができました。以下一例として・・・

・管理注意義務を明記している条文が見当たらない（第５条）　・費用の事前承認、収支報告の内容が管理会社にとって都合の良い内容になっている（第７、８条）　・契約の解除、有効期限、更新等について標準委託契約書と比較して管理会社に有利な内容になっている（第１８～２１条）など複数の問題があることがわかりました。

さらに基幹事務以外の大半が再委託されておりBさんが想像していた以上のマージンが乗せられていることが判明しました。Ｂさんは標準管理委託契約書と今の契約書の比較表を作成して理事会のメンバーに相談して契約内容変更について管理会社と交渉することにしました。

何度か協議した結果、管理会社は、総会にて承認されれば要望通り契約内容を変更するとの意思を示しその後、無事承認され管理組合にとって不利な契約内容が是正されました。結局その２年後、管理組合は、その管理会社を解約して今の管理会社に変更して現在に至っています。
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このように管理委託契約の問題は、発見されるまで問題の存在が気づかれないという特徴があります。よく「うちの子に限って」というフレーズを聞くことがあります。まさかうちの子が！と。これと同じことが管理組合にも言えるのではと考えます。

いやむしろ「うちの子」より危険だと感じます。ほとんどの方が管理委託契約の内容に関心が無いのですから。外部のチエックも働かない管理組合であれば尚更です。うちの子の様に同級生の親、学校等から情報がもたらされる事もありません。

長年気づかず管理費・積立金が値上げされいつまでたってもお金が貯まらない管理組合になるかもしれません。

我が国は、「契約自由の原則」というものがあり誰とどんな内容で契約するか協議しどのような方式で結ぶか結ばないか個人の意思を尊重する社会になっています。

しかし竣工から販売が開始され設立総会が開催されるまでの段階で実質管理会社が決まっており契約内容について組合員の方が協議することはありません。そのため契約内容について、よく理解しないまま更新を続けることはよくあることなのです。

 今回の例のように管理委託契約に問題があると感じたら、標準管理委託契約書との比較表をつくってみるとよいでしょう。それと並行して現在の管理委託契約書の内容が誠実に履行されているか確認してみてください。

そのうえでたたき台を作成して、管理組合が希望する委託内容を整理して、契約の変更について交渉するかどうかを理事会等で話し合ってみるとよいでしょう。このまま管理組合にとって不利な契約内容を続けることは不適正な状態で管理組合運営を遂行することになります。

少しでも今の契約内容について疑問等あればまずは管理委託契約の中身について確認してみることをお勧めします。