マンション管理の窓口

マンション管理組合の方から適正な理事会回数を教えてほしいと質問を受けたことがあります。そもそも理事会の「開催頻度」は法令や標準管理規約などでも定めはありません。理事会は数多く開催すれば正しいというものはありませんが、あまりにも開催頻度が少ないのは望ましくありません。管理組合によっては、管理会社担当者が決算の後に理事会を開催する程度のところもあると思います。

直近の国土交通省のマンション総合調査結果では以下の様になっています。
１「月に1回程度開催している」が36.5%
２「2ケ月に1回程度開催している」が25.4%
３「3ケ月に1回程度開催している」が24.3%

調査結果からすると毎月開催するのが良いのかと思う方もいらっしゃるかもしれませんがそう単純なものではありません。管理組合のなかには、毎月開催するのが決まりのごとく毎年継続しているところもあります。

たしかに毎月の月次報告の確認等大切ではありますが該当月に取り立てて審議事項等がない場合は開催を調整するなどの柔軟性はあってもよいと思います。もちろん重要な案件が発生した場合や大規模修繕工事絡みの時などは必然的に毎月開催することになるでしょう。

但し年に1.2回程度となると今年度の事業計画等実施状況の確認やその間の管理費滞納・トラブル等の対応等の進捗状況も役員間で意見交換・情報共有ができません。

これについては管理会社出身だから言えることですが多分その担当者の本音としては理事会開催は資料作成・出席等手間が掛かりますので、極力理事会の開催を減らしたいというのが本音ではないでしょうか。幸いここ数年新型コロナを理由に理事会開催を自粛という形で控えるという大義名分がありましたがいつまでもそれは通用しません。

今の役員の任期が終わればまた１からスタートになりますので動かない方が楽と考えてもおかしくないと思います。なにもしなけれなこれだけ楽な仕事もそうないのではと考えます。

こうした状況を改善するためにも管理組合が主体性をもって理事会運営をおこなっていくという姿勢が重要だと考えます。どのような管理組合でも協議しなければいけないことは必ずあるはずです。ですから毎月開催とはいかなくても2.３ヶ月に１度ぐらいは理事会を開催することが良いのではないかと思います。

近年は、役員の成り手不足に対応した理事会なしの第３者管理方式を積極的に提案する管理会社があるようです。もちろんメリットもあればデメリットもあります。

当然管理会社は、メリットを強調しますが様々なリスクがあることを理解しなければなりません。この第３者管理方式についてはまた別の機会で説明したいと思います。

「日本のマンションをもっと住民ファーストに」をキャッチコピーに2020年に三菱地所グループが開発した管理組合管理ソフト「クラセル」をご存知の方もいらっしゃると思います。当初、私の管理物件にも管理組合宛にⅮⅯが送られてきていました。管理組合の基幹業務である会計・出納業務その他業務などをソフトで管理できるというものです。

当時、管理会社でもある三菱地所グループが自らの存在意義を否定するかのような自主管理推進ソフトを開発販売したことに驚きました。この背景には５０年以上運営してきたマンション管理会社としての経験や実績から、現在の管理会社としての運営手法の限界をいち早く感じているのではないかと感じました。クラセルの担当者インタビューで以下の内容があります。
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【以下抜粋引用】不動産テックラボインタビュー記事

マンション管理業は労働集約型産業であり、また、AIやロボット等の活用により効率化することが難しい業務が多いのです。
労働人口が減少し続けている我が国においては、管理費用の値上げの流れは、今後ますます加速していくだろうと予測しました。

中には、毎年のように値上げが必要になるマンションも出てくると思われます。
しかし、果たして管理組合側が値上げを受け入れ続けられるのだろうかと考えると、難しいマンションも多いのではないでしょうか。

管理費だけでなく、修繕積立金が不足していて、今後値上げが必要となるマンションも多く存在すると言われています。
管理費も修繕積立金も値上げするとなると、簡単には受け入れられないはずです。

高齢化によって年金で生活されている世帯の割合も増えていきます。
仮に、数千円～1万円程度の値上げで済んだとしても、毎月の支出ですから、拒否したくなるのも当然です。

では、値上げの受け入れを拒否し、管理会社との金額交渉も決裂した場合、管理組合にどのような選択肢があるのでしょうか。

値上げをせずとも引き受けてくれる別の管理会社を見つけ出す
自主管理に切り替える
の2択となります。
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管理業界も人材不足で人件費の高騰が経営を圧迫してきているのです。
我が国は、今あらゆる物の価格が高騰しています。公共料金も値上げが続いています。管理会社の経営も厳しさを増してきますが同じく管理組合も運営が厳しくなります。

このような状況のなかで、消極的選択として自主管理を選ぶのではなく積極的選択として自主管理を選ぶ。その際にこの三菱地所グループアプリ「クラセル」の活用が期待できるのかも知れません。実際に欧米の中小規模管理組合ではこうしたソフトが活用されているようです。

今回当事務所では、このクラセルのデモを実際に使用し当初考えていたより画面構成やデザインがこの手のソフトに弱い方でもとっつきやすいなと感じました。何事もそうですが最初の一歩を踏み出すことに抵抗があるとメリットよりデメリットを意識してしまいます。あと導入後のサポート体制も重要だと考えます。

今後のわが国の労働人口減少を考えると管理組合の新たな選択方法として「クラセル」を活用できるのではないかと考えております。また別の機会でこのクラセルについてはお話したいと思います。

新年を迎えだんだんと決算の時期が近付いてきた管理組合も多いと思います。決算後、管理組合の一大イベントの総会が控えています。この総会の出席率管理会社時代を振り返り総じて低いというのが私の感想です。これには複合的な要因があると思いますが、今回はそんな低い出席率の要因のエース級と自分が勝手に思うモンスタークレーマーの存在と弊害について述べてみます。

少し言葉が悪いところもあるかもしれませんがご了承ください。私の経験上でいえばこのモンスタークレーマーは、総会の席で大声で持論を展開し、自己主張を通して自己顕示欲を満たそうとする所有者意識の塊そのものだと感じています。

日本人は何事も性善説で物事を考えてしまいますが神もいれば悪魔もいるということを認識しなければ他の良識ある組合員も管理会社担当者も疲弊してしまいます。ちなみに私はこのタイプの生息率は全組合員の4～5％程度だと推測しています。もちろん地域性等個別のマンションによって割合は異なりますが。

今でも覚えていますが、管理会社に転職した最初の総会に引継ぎで参加したとき総会開催冒頭から１人のモンスタークレーマーが担当者を3０分以上叱責し驚いたことを今でも昨日のように覚えています。

もちろん叱責する理由があったのかもしれませんがこのような組合員がいる総会に出席する組合員は限られた人数になると思います。

このモンスタークレーマーは、管理会社に敵意を向けるタイプと現役員に敵意を向けるタイプがいることが経験上わかっています。まれに両方に敵意を向ける非常に厄介なタイプがいます。役員及び担当者はたまったものではありません。

自分の理論を時間も考えず述べて自己満足に浸る講演家タイプや役員の業務遂行のあら探しが得意な重箱の角をつつくタイプなど様々なタイプがおり組合運営の性質を理解せず合意形成を拒み自身の性格や特性が前面に出るタイプの方達のようです。

このモンスタークレーマーを放置することは、マンションの不利益になります。しかしながら現実には声の大きいこのタイプに正面から反論したりストップをかける組合員の方もおらず総会が荒れてしまい後味の悪い形になることもあります。

そこで私はある管理組合でこのモンスタークレーマーを当時の理事長とタッグを組んで他の役員にも協力を頂きおとなしくさせた経験があります。管理会社及び役員全員の席を理事長席の周りに配置し事前に理事長と応酬話法を行い対峙しました。

結果は想像以上に効果があったように感じます。しかしこのタイプは他のおとなしい組合員と違い非常にタフなので気をつけなければすぐに復活する怖さがあります。

管理組合、管理会社としてはとにかく１対１という構図をさけタッグを組んで対応を考えていく必要があると思います。管理組合様、管理会社様のご検討を心からお祈り申し上げます。