マンション管理の窓口

４月から上半期北九州市住宅相談コーナー相談員として参加する予定です。そこで北九州市でマンション管理無料相談会を実施している２団体について少し説明したいと思います。

当事務所がある福岡県は全国でも有数のマンション化率を誇る福岡市と北九州市の２つの政令指定都市を抱える九州最大の県です。特に北九州市は近代化象徴の街でもあり隣接地域と比較してマンションの建設ラッシュも早く当時は法規制もゆるかったこともあり分譲マンション販売会社・施工会社と管理組合のトラブルも多かったと聞いています。

マンション関連資格の勉強の際にもテキスト・判例等に北九州市で起きた裁判例が記載されておりマンション問題で名の知れた弁護士の方も多くかなりの問題があった地域だなと感じていました。

さてそんな北九州市の「マンション管理無料相談会」に主催者として参加されているのが小倉北区吉野町にあるNPO法人福岡県マンション管理組合連合会です。その歴史は、今年で37年になるようです。もともと地域の管理組合が母体の団体であり賛助会員として建設会社や管理会社などが名を連ねております。この無料相談会以外に独自に管理組合会員を募集されています。

実は、前職の管理会社は賛助会員でもあり現会長には大変気を使っていただきました。また何度かご相談にのって頂き感謝しております。その際、現会長から団体のパンフレットや説明を聞いて感じたことは能動的な管理組合であれば費用対効果は高いのではないかと感じたことです。

会費と案内・提供されるサービス及び情報発信等含めれば活用するという意識があれば有効ではないかと感じています。ただ残念ながら受動的な管理組合が多いと思われるため十分に活用せずにデメリットを感じてしまう管理組合もあると思います。利用する側がうまく活用できればコストパフォーマンスは高いなと思います。今の準備業務等もろもろが落ち着けば改めてご挨拶に伺いシステムを聞いてみようと思っています。

次に北九州市の「住宅相談コーナー」で無料相談に相談員として参加しているのが私が所属している一般社団法人福岡県マンション管理士会です。

こちらは会員のすべてがマンション管理士という専門職の強い団体になります。基本的には個人がマンション管理士として活動を行い所属する会の無料相談等には希望に応じ参加するという形です。各メンバーはそれぞれ個性のある方が多く法律関係や建築関係、民間会社で長年勤められてきた方、マンション管理組合員の方、主婦など現在の多様性のある社会にマッチする団体です。

マンション問題は、組合員目線で相談に乗れるソフト面も重要なのでむしろ様々な経験を積んだ専門家だからこそ活躍できる場面はあると感じています。

当マンション管理士会は北九州市の無料相談の他同じく北九州市のマンション管理士派遣事業にも協力しています。また会独自のウエル戸畑でのセミナー等も定期的に開催しており興味のある方は会ホームページにアクセスしてみてください。
また関連業務として年々値上がりが続くマンショ保険対策の適正化診断サービス（無料）など独自のサービスを展開しております。

以上、北九州市の無料相談会に参加している２団体をご紹介させて頂きました。

高築年数の自主管理組合様のなかには、会計記帳にお困りの場合もあると思います。そこで一般論として小規模自主管理組合の会計についてお話しさせて頂きます。

管理費と修繕積立金の区別もなく単式簿記（わからない方は「お小遣い帳」をイメージしてください）という状態の割合が多いのではないかと思います。もちろん調査をしたわけではありませんが前職で小規模自主管理組合様からのご相談を一定数受けた肌感覚です。

加えて総会の資料はこの会計収支表とその他確認事項等の数枚程度という極めてシンプルな形式のパターンが多いのではと思います。マンション管理に携わる方々から見れば今の時代これでは適正な管理事務は出来ませんというはずです。

しかし、長年自分達のやり方で行いまた特段大きな問題もおきていなければこの方式を変えるのは大げさに言えば「改革」なわけです。保守王国の日本人は、現状維持を好みます。特に高齢者が多い管理組合様であればその傾向は強くなります。

専門家としての立場を踏まえ現在の会計業務を代行してほしいと言われれば当事務所でも可能な範囲で対応できますがそのニーズに隠れた真意をくみ取れば管理会社に会計出納業務の委託を行う方が合理的選択になるケースが多いのです。

もちろん管理会社も自社の様式に変更しますので改革には違いありませんがその見返りとしてほぼすべての実務から解放されるというメリットを享受できることになります。雑務一切合切ほぼ自分達から手が離れます。

実は会計業務を依頼したという顕在的ニーズには隠れた本当のニーズかっこよく言えば「潜在的ニーズ」本音でいえば面倒くさい、煩わしい、自分の時間が犠牲になるからできればしたくない、もっと言えば「組合運営実務に携わらなくてもいい体制に」という真のニーズが隠れているケースが多いのです。

私もマンション管理関係の専門家という立場で管理組合の主体性の必要性をこのサイトでも何度も伝えておりますが一方でそこで暮らしている方達の真意をくみ取ることも必要ではないかと考えております。

そういう意味でケースバイケースで自主管理組合様には、管理会社活用の検討をされることも必要ではないかと考えます。「マンションの良好な管理・維持」という目標は、管理会社もマンション管理士も同じ方向性ですので、管理会社の効率性や組織力をうまく活用することも選択肢の一つだと思います。

新築のマンションでもやはり上階からの騒音はあります。管理会社の担当者にいっても掲示をしてみます程度でしか対応できないのが現実です。管理組合の問題のなかでも一番身近なトラブルが騒音です。古いマンションと比較すれば構造上騒音が伝わりにくくはなっていますが集合住宅の特性上どうしても生活音は発生します。完全に防ぐことは不可能です。また音に関しての感覚は個人差やその時の健康状態等により変化しこれがさらに騒音問題を難しくしています。
時々管理会社の担当者がなにもしてくれないとの声を聞くことがありますが基本的に管理委託契約のなかに居住者間のトラブル対応は入っておらず一歩間違えば争訟性のある問題に立ち入ることになり弁護士法７２条に抵触しかねません。そこで出来る範囲で対応するという形になります。これは管理組合も同様で個人間の問題は基本当事者同士で解決というスタイルをとることが通常です。かといってなにもしないということではなく制限のある範囲で対応をしたら、それ以上は理事会ではどうにもできませんということを伝えて線引きをすることが重要だと考えます。

私もこの騒音問題で多くのケースを経験してきましたが残念ながらこうすればすべて解決しますという答えはありません。あるケースでは双方の当事者に集会室に来てもらい集合住宅の特性を伝えコミュニケーションを図りお互いの感情を和らげる方法をとりしばらく収まったかに見えましたがしばらくしてまた再発しました。また別のケースでは全国でも数少ない騒音専門の会社に協力していただき上階に防音マットを敷きました。個人的にはこの防音マットの効果はかなり高いと感じています。市販のマット等と比較すれば高価ですがこれから長い間この騒音問題で悩むことを考えれば費用対効果は優れていると思います。但し完全に音を消すことは不可能なので先程の音に関する個人の感覚の問題のためその後も何度か問題が発生しました。

いずれにしてもこの問題を放置すれば居住者間の関係が悪化し最悪の場合紛争状態になることになりますので管理組合としては制限のある範囲で対応をおこなうことが重要だと考えます。その際に引き際のさじ加減がポイントでありポイントがズレれば双方が管理組合の対応に不満をもったり逆に深入りしてしまうことになります。このあたりはカウンセラー的能力と合意形成能力があるかないかで大きく変わってくると思います。

先述の防音マットに興味のある方は以下にサイトアドレスをリンクしておきますので確認してみてください。
　　　https://www.pialiving.com/

北九州市では無料相談のほか、北九州市内のマンション管理組合の方々からの様々なご相談に現地で対応するため、「マンション管理士派遣事業」を実施しています。

「日頃の管理や組合運営で困っている！」、「自分達のマンションで相談したい！」という管理組合の皆様ご利用ください。
以下概要・申し込みの流れを北九州市サイトから転載しますので詳しくは北九州市ホームページをご覧ください。

概要
相談できること
管理組合の設立、運営、規約など
管理委託契約など
管理費、修繕積立金についてなど
総会・理事会の議事録についてなど

申し込みできる方
北九州市内のマンション管理組合の役員等
派遣について
派遣費用 ： 無料
派遣時間 ： 3時間以内
（注）1組合に対して年度内に2回までお申し込み可能。

派遣までの流れ
1．事前相談
　まず、住宅相談コーナー」で【マンション管理に関する相談】（要予約）を受けてください。
　　【住宅相談コーナー（マンション管理に関する相談）】
　　　　・電話番号 ： 093-533-5443
　　　　・相談日時 ： 毎月第1,3水曜日13時30分~15時30分（祝祭日を除く）
　　　　・住所 ：北九州市小倉北区古船場町1番35号　市立商工貿易会館1階
　（注）住宅相談コーナーでの事前相談を受けることが困難な場合は、お問い合わせください。

2．派遣申し込み
　　『派遣申込書』に必要事項を記入のうえ、郵送またはFAXで北九州市住宅計画課へご提出ください。

3．派遣の決定通知
　　お申し込み内容の確認後、派遣管理士2名を選定し、北九州市より『派遣決定通知書』を郵送します。
　　（注）お申し込み内容によっては、派遣しない旨を通知する場合もあります。

4．派遣管理士との事前協議
　　『派遣決定通知書』に記載されている派遣管理士からお電話等にてご連絡を差し上げますので、派遣内容や日時等の確認をお願いします。

5．派遣
【参考】マンション管理士派遣事業ちらし（PDF形式：321KB）
『派遣申込書』（Word形式：51KB）

建築都市局住宅部住宅計画課
〒803-8501　北九州市小倉北区城内1番1号
電話：093-582-2592　FAX：093-582-2694

マンション管理組合の方から適正な理事会回数を教えてほしいと質問を受けたことがあります。そもそも理事会の「開催頻度」は法令や標準管理規約などでも定めはありません。理事会は数多く開催すれば正しいというものはありませんが、あまりにも開催頻度が少ないのは望ましくありません。管理組合によっては、管理会社担当者が決算の後に理事会を開催する程度のところもあると思います。

直近の国土交通省のマンション総合調査結果では以下の様になっています。
１「月に1回程度開催している」が36.5%
２「2ケ月に1回程度開催している」が25.4%
３「3ケ月に1回程度開催している」が24.3%

調査結果からすると毎月開催するのが良いのかと思う方もいらっしゃるかもしれませんがそう単純なものではありません。管理組合のなかには、毎月開催するのが決まりのごとく毎年継続しているところもあります。

たしかに毎月の月次報告の確認等大切ではありますが該当月に取り立てて審議事項等がない場合は開催を調整するなどの柔軟性はあってもよいと思います。もちろん重要な案件が発生した場合や大規模修繕工事絡みの時などは必然的に毎月開催することになるでしょう。

但し年に1.2回程度となると今年度の事業計画等実施状況の確認やその間の管理費滞納・トラブル等の対応等の進捗状況も役員間で意見交換・情報共有ができません。

これについては管理会社出身だから言えることですが多分その担当者の本音としては理事会開催は資料作成・出席等手間が掛かりますので、極力理事会の開催を減らしたいというのが本音ではないでしょうか。幸いここ数年新型コロナを理由に理事会開催を自粛という形で控えるという大義名分がありましたがいつまでもそれは通用しません。

今の役員の任期が終わればまた１からスタートになりますので動かない方が楽と考えてもおかしくないと思います。なにもしなけれなこれだけ楽な仕事もそうないのではと考えます。

こうした状況を改善するためにも管理組合が主体性をもって理事会運営をおこなっていくという姿勢が重要だと考えます。どのような管理組合でも協議しなければいけないことは必ずあるはずです。ですから毎月開催とはいかなくても2.３ヶ月に１度ぐらいは理事会を開催することが良いのではないかと思います。

近年は、役員の成り手不足に対応した理事会なしの第３者管理方式を積極的に提案する管理会社があるようです。もちろんメリットもあればデメリットもあります。

当然管理会社は、メリットを強調しますが様々なリスクがあることを理解しなければなりません。この第３者管理方式についてはまた別の機会で説明したいと思います。