マンション管理の窓口

マンション管理組合の方から適正な理事会回数を教えてほしいと質問を受けたことがあります。そもそも理事会の「開催頻度」は法令や標準管理規約などでも定めはありません。理事会は数多く開催すれば正しいというものはありませんが、あまりにも開催頻度が少ないのは望ましくありません。管理組合によっては、管理会社担当者が決算の後に理事会を開催する程度のところもあると思います。

直近の国土交通省のマンション総合調査結果では以下の様になっています。
１「月に1回程度開催している」が36.5%
２「2ケ月に1回程度開催している」が25.4%
３「3ケ月に1回程度開催している」が24.3%

調査結果からすると毎月開催するのが良いのかと思う方もいらっしゃるかもしれませんがそう単純なものではありません。管理組合のなかには、毎月開催するのが決まりのごとく毎年継続しているところもあります。

たしかに毎月の月次報告の確認等大切ではありますが該当月に取り立てて審議事項等がない場合は開催を調整するなどの柔軟性はあってもよいと思います。もちろん重要な案件が発生した場合や大規模修繕工事絡みの時などは必然的に毎月開催することになるでしょう。

但し年に1.2回程度となると今年度の事業計画等実施状況の確認やその間の管理費滞納・トラブル等の対応等の進捗状況も役員間で意見交換・情報共有ができません。

これについては管理会社出身だから言えることですが多分その担当者の本音としては理事会開催は資料作成・出席等手間が掛かりますので、極力理事会の開催を減らしたいというのが本音ではないでしょうか。幸いここ数年新型コロナを理由に理事会開催を自粛という形で控えるという大義名分がありましたがいつまでもそれは通用しません。

今の役員の任期が終わればまた１からスタートになりますので動かない方が楽と考えてもおかしくないと思います。なにもしなけれなこれだけ楽な仕事もそうないのではと考えます。

こうした状況を改善するためにも管理組合が主体性をもって理事会運営をおこなっていくという姿勢が重要だと考えます。どのような管理組合でも協議しなければいけないことは必ずあるはずです。ですから毎月開催とはいかなくても2.３ヶ月に１度ぐらいは理事会を開催することが良いのではないかと思います。

近年は、役員の成り手不足に対応した理事会なしの第３者管理方式を積極的に提案する管理会社があるようです。もちろんメリットもあればデメリットもあります。

当然管理会社は、メリットを強調しますが様々なリスクがあることを理解しなければなりません。この第３者管理方式についてはまた別の機会で説明したいと思います。