マンション管理相談室

管理組合にとって、一番身近な相談相手は管理会社のフロント（担当者）になるでしょう。
ただしこのフロントという職種は非常に属人性が強く管理会社の規模に関わらず当たりはずれが非常に多いのも事実です。これには管理組合側のすべて管理会社丸投げという意識も関係するのですがフロント次第で組合運営のレベルが決まってしまうとういうことになってしまいます。しかも業界的に離職率が高く結構な頻度で担当者の交代が起きることもあり、それまで不動産関係で経験の無い人や無資格の人が担当になることもありがちなことです。また中高年再就職組みが多く会社によっては非正規雇用（契約社員・派遣社員等）のフロント割合が多く管理組合の相談に一生懸命対応してくれる人もいれば、ライスワークに徹している人もいます。
このような業界事情もあり実際にフロントの対応が悪い。提案がない。対応が杜撰。態度が不誠実などという不満の声は業界に身を置けばよく耳に入ってきます。

フロントは通常一定数（多い場合は12～15）の管理組合を担当していますので、すべての理事会の準備・資料作成・出席・議事録作成、そして決定事項の遂行などかなりの業務量になります。
そのような中で、特定の管理組合からあれこれ調べてほしいという依頼があったときに、できるだけ手をかけずに対応したくなる気持ちも業界に身を置くと理解できます。
だからこそ100％管理組合の立場に立てる専門家であるマンション管理士等専門家の助言が必要となることがあるのです。

それ以外に、年間通して管理組合が判断すべき案件には、管理会社の利益と相反することが多く含まれています。そのような案件に対して管理会社フロントが、管理組合第一の立場でアドバイスや助言ができるとは思えず現に多くの不満やトラブルが発生しています。ただこれについても管理組合側に専門知識や主体性・継続性が確保できていればまた違った結果になると思いますが現実には多くの管理組合が管理会社に丸投げ状態ですので常にこういったリスクにさらされています。

また自主管理組合には、中小規模のマンションも多く組合員の高齢化と建物の老朽化で組合運営が機能不全を起こしているケースもあることから自分たちだけで運営していくには限界を感じている組合も年々増加傾向にあるように感じます。

国土交通省としてもこのような状況を適正化するためにマンション標準管理規約等の改定でまたマンション管理センターや地方自治体などでもマンション管理士等専門家の活用を促し、各管理組合が「自発的に」マンション管理士等専門家を活用していく取り組みを活発化しています。

管理組合と管理会社の利益相反とはどういうことか。わかりやすい例として、管理会社との管理委託契約が挙げられます。
新築の時から同じ管理会社との契約が続いているマンションの割合は多いと思います。
特に竣工時から管理委託契約が見直されていないケースでは管理会社にしっかりと利益が残るような契約になっているのが普通です。
通常契約は１年更新ですから、管理組合が契約内容を精査する気になれば、管理会社と交渉したり、場合によっては委託先変更を検討したりすればよいのですが、その際に、担当フロントに相談することが適切な相談相手とは思えません。
その他の例として、管理会社の収益の柱として管理組合からの維持修繕工事による売り上げが多く含まれます。その修繕工事のそもそもの必要性や時期またその修繕内容・金額について、受注先でもある管理会社から、客観的なアドバイスや助言がもらえるとは思えません。中には会社の利益よりも組合のことを第一に考えて対応してくれるフロントがいるかもしれませんが組織に属している以上会社のやり方に合わせざるを得ないと考えます。
またネット社会の影響で、管理会社に複数社に見積もりをとるよう依頼すると、発注が決まった先から管理会社へ紹介料（バックマージン／リベート）が入る業界慣習になっていることが管理組合の方にも情報として伝わっており、これらの問題も含め利益相反の関係にあるということです。
＊当事務所は、この紹介料自体を全て否定している訳ではなく下請けにただの丸投などの組合にとって管理会社を通して工事を行うことが組合の資産流出になる場合を問題視しています。

このような背景もあり管理会社の業務内容を素人の役員が適正か否かを見極めるのは簡単ではありません。このような時は、役員の貴重な時間を使って勉強、調査等するよりも、マンション管理士等の専門家の活用を検討することが有効ではないかと感じます。「顧問契約」であれば、理事会に同席したうえで、必要な案件に対して１００％管理組合の立場に立った助言が行います。またマンション管理士等専門家が同席するということだけでも管理会社の業務にけん制が効く効果が期待できます。

立場上管理会社にとって、管理組合側の視点にたつマンション管理士等専門家は「やりにくい存在」という認識が一般的になると思いますが別の側面から見れば管理組合と管理会社の間に入り組合運営をスムーズに行うハブのような役目もあると思います。管理組合のなかには管理会社やフロントを敵対視したり、威圧的な態度、暴言に相当する発言を繰り返す方がいらっしゃることがあります。
そのような時に、管理会社の対応、アドバイスが適切か否か、管理会社の対応が管理委託契約の範囲か否かを、管理組合の立場に立つ専門家のマンション管理士等専門家が客観的な説明することで、混乱が収まるケースがあります。
総会の議案審議のなかにおいても、声の大きい人の意見に押し切られてしまうケースということは意外にあると感じています。その方が理事長であれば尚更ではないかと感じます。
そのようなケースの時に、管理組合全体から見ればどうなのか、マンション管理士等専門家の客観的な助言は、管理組合の適切な判断につながり結果的に管理会社にとっても良い形になると考えます。
「マンションの良好な管理・維持」という目標は、管理会社もマンション管理士等専門家も同じ方向性ですので、両者が常に意見が分かれるということではありません。立場の違う専門家の意見が一致すれば、理事会や総会の運営は今よりずっとスムーズになることもあると考えます。

また、現状管理会社丸投げ状態のため管理組合の主体性や継続性が担保されていない管理組合が目立ちます。多くの管理組合は輪番制で役員を決めていると思いますが、過去にマンションで起きたこと、解決してきたこと、どんな検討がなされてそのルールができたのかといった引継ぎ事項がしっかり継続されているケースは非常に少ないと感じています。
過去に議論され、決着がついたことを知らずに、現理事会で時間を掛けて同じような議論をしてしまい、総会の場で過去のその問題を担当した理事から意見がでることは、よくある話です。
管理会社のフロントも先述したように入れ替わりが激しく、現フロントまでに何人ものフロントが関与しているため十分な引継ぎがなされていないケースも目立ちます。過去の議事録に記載がある程度では要旨しか掴めずそれまでの経緯を含め内容全体が把握できないのです。こういった面でも管理会社及びフロントのサポート役になれる立場でもあるのです。
その時に、マンション管理士等専門家が関与していると、過去の理事会で何が議論されたのかを見てきていますし、毎年の理事の引継ぎもサポートを行いますので管理組合の継続性にも寄与することができることになります。さらには、役員の知識不足や実務的スキルをカバーすることで主体性の確保にも寄与することができることに繋がります。

今まで説明したような状況に加えマンションをとりまく環境は、年を追うごとに複雑化し、新しい法律や制度も次々に出てきています。このような複雑化した現在の組合運営に於いて役員が片手間で追いかけるのは時間的にも肉体的にも限界があると思います。
その一方で、マンションは経年するごとに役員の成りて不足は深刻化していきます。今までは、なんとか自分たちの努力で対応してこれたのかもしれませんが、今後のことを考えるとマンパワーだけで対応するには限界がある管理組合も少なからずあると感じます。
その部分を、対価を払って専門家の支援を受けることは合理的な判断ではないかと感じます。

管理組合側が専門知識を持つことで、調査する時間の節約、不必要な支出や適正な価格での取引が担保されることを考えれば、活用する価値を感じていただけると考えております。