Q.管理委託業務についての疑問
管理会社の業務が適正に行われているか委託料が適正なのかわかなないのですが？
A.多くのマンション管理組合様が管理会社に業務委託を行っており組合運営全般的に一任されていることが大半です。重要事項説明書や委託契約書を確認し、業務内容と委託費の妥当性を検証すれば分しかしながら比較検討が難しく業務の適正性を判断しにくいことも事実です。弊所では、各組合員様の大事な管理費等が適正な委託内容で適正な価格で実施されているかの調査を実施いたします。管理費削減ありきの調査ではなく各項目ごとに検証を行い管理組合様と管理会社様の関係がより良い関係になるお手伝いを実施します。中立的立場からの視点にたったアドバイスだからこそ適正な判断ができるものと考えております。
Q.今の管理会社への対応について
管理会社とトラブルが発生した場合や問題がある場合どこに相談すればよいでしょうか
A.マンション管理会社の業務の改善向上を計ることを目的とした一般社団法人マンション管理業協会が、またマンション管理の適正化を推進するためマンション管理会社に関する苦情処理のため指導や助言を目的とした公益財団法人マンション管理センターがあり、いずれも国土交通大臣から指定された団体です。ただしいずれも電話等を通しての対応になりますので当事務所でも相談をお受けしております。
Q.自主管理組合に関すること
自主管理のため理事会、総会等の資料作成、事務業務等の準備が負担なのですが？
A.管理組合では、、毎期理事会・総会等でのに於ける各種事務管理を組合員自身やりづらいと感じておられることと思います。しかし自主管理組合では、これらの事務を役員等で対応しなければならず負担が掛かります。また相次ぐ関連法律の改正など高度化した事務に対応することが難しいことも事実です。当サポートセンターでは、管理組合の実情に応じて理事会、総会等の資料作成からアドバイス、議事進行サポート、内容証明をはじめ各種法的書類作成も含め専門家等が対応いたします。
Q. 自主管理から管理会社に管理業務を委託する際の注意点はありますか
A.管理会社への委託は執行機関の理事会が窓口となり、総会決議を経て契約を締結することになります。円滑な組合運営をするためにも、管理会社任せになったり、管理会社が一方的に業務を処理して理事会に報告しない等の問題が生じることがないよう注意が必要です。
Q.役員の成り手不足と継続性の問題
役員が短期間で変更する事もあり組合運営の継続性が低いと感じるのですが？
A.多くのマンション管理組合は、役員のなり手が少なく毎期輪番制等で役員候補を選出しているのが現状です。しかも役員の方々がマンション管理に精通していることは少なく業務全般が管理会社主導で進みがちです。しながら建物の高齢化と組合員の高齢化という２つの老いが進むなかで中立的な外部の専門家のサポートが必用な状況のマンションも少なくありません。当事務所では、そのような状況のマンション管理組合様のホームドクターとして運営に於ける日常の問題から大規模修繕工事等総合的に管理組合側に立った専門家としてサポートさせていただきます。
Q.滞納に関すること
滞納者に対する法的手段にはどのような方法がありますか
A.滞納が生じたときは督促を行う必要があり、その方法は電話・訪問・文書による督促があります。それでも支払いがない場合は、法的措置に移行することになります。法的手段としては、裁判所に提訴し強制的に解決してもらう通常訴訟がありますが、支払督促や少額訴訟といった比較的簡単に利用できる督促制度もあります。滞納状況に応じて、適当な法的手段を選定することになります。
Q.滞納防止の方法について教えてください
A.滞納要因は幾つかありますので、 様々な手段を用いて対処する必要があります。
①滞納者リストの作成、②管理規約に、支払い期日、支払い方法、遅延損害金、弁護士費用を請求できる旨の定めがあるか、③管理規約又は細則に、駐車場利用契約解除、滞納督促に係る定めがあるかなどを確認し手段を講じてください。なお、管理組合役員は短期間に交代することが多いため、督促のルール等を定め、誰が役員になっても公平な督促となるよう管理規約や細則に明記しておくことが重要です。
Q.大規模修繕工事関係
大規模修繕工事を実施するに当たって、管理組合の体制はどうすればよいでしょうか
A.大規模修繕工事を実施するには、工事の内容、施工会社の選定、資金計画など様々なことを検討しなければなりません。これらを検討し、組合員の合意を得ていくには専門的な知識と1年以上の準備期間が必要なため、マンションの規模にもよりますが理事会の諮問機関として「専門委員会」を設置することが必要と考えられます。大規模修繕工事の実施の検討にあたって、まず、「専門委員会」の設置と併せて調査・診断や修繕設計の実施について、総会の承認を得ておきます。
Q.大規模修繕工事等が管理会社主導で進む事に違和感を感じているのですが？
A.管理組合運営の主体は、管理組合であり大規模工事等の計画実行も管理組合が主体で行うことが基本です。しかしながら専門的な知識が必用であり、また、役員等の方々も都合等で組合運営に専念できないことなどから管理会社等にお願いすることが一般的です。たしかに日常の管理状況を把握している管理会社に大規模修繕工事をサポートしてもらうことに安心感があるのも事実です。ただし、大規模修繕工事実施には多額な費用がかかります。あくまで管理会社は、管理業務を請け負う会社であり管理組合様とは利益相反の関係にもあるのです。そのことをよく理解して頂いて管理会社以外の大規模修繕工事サポートの必用性を考えて頂ければと思います。当事務所では、修繕工事に関する相談から資金調達に関することまで幅広く対応しております。
Q.大規模修繕工事において調査・診断や修繕設計などを専門家に依頼するにはどうすればよいでしょう
A. 専門家に適正な見積りを提出してもらうためには、管理組合の意向を正確に伝える必要があり、委託する内容と条件を整理しなければなりません。内容や条件の整理は、専門家のアドバイスを求めることもできます。調査・診断や修繕設計は専門家に依頼しますが、一般的に次の方法をとります。
①設計監理方式：設計事務所、管理会社等の専門家に、調査・診断、改修設計、
施工会社選定の助言、工事監理を委託し、施工は別途施工会社と契約する方式です。施工を第三者がチェックするので管理組合の負担は軽減されます。
②責任施工方式：調査・診断から改修設計、施工までのすべてを１社の施工会社と契約する方式で比較的小規模のマンションで多く採用されています。
Q. 大規模修繕工事の資金が不足している場合はどうすればよいでしょうか
A.大規模修繕工事にあたって資金が不足する場合、①組合員から一時金を徴収する、②金融機関から融資を受ける、③これらを併用するなどの方法があります。なお、修繕工事を資金に応じた修繕のみとする方法(足場が不要な工事を先送りする方法)をとることもあります
Q.修繕積立金を値上げすると言われたが、納得がいかない
A.修繕積立金は、長期修繕計画に基づいて徴収しますので計画内容を確認してください。修繕計画が妥当であれば、それに見合う徴収額かどうかですので、納得ができると考えます。
Q.管理規約関連
マンション管理組合の管理規約が分譲購入時から変更されていないのですが？
A.一般的に、管理組合様の管理規約は適正な見直し、改正がなされていないケースが見受けられます。高齢化が進む一方、社会が成熟化し複雑化するなかで現状にあった管理規約を作成することで今後の管理組合運営上で発生する問題やトラブルを未然に防ぎます。また、管理組合運営で問題が発生したときの指針ともなるものですので実情にあった規約を作成する必要があります。当事務所では、作成の支援を実施いたします。
Q.管理規約の見直しはどのようなときに行うのですか。また管理規約の見直しの手続きはどのようにしますか
A.区分所有法や標準管理規約の改正があった場合、管理規約の見直しを実施することをお薦めします。また、管理規約の見直しの手続きは規約の定めに従って行いますが、見直しを行う場合は標準管理規約を参考とすることが望ましいと考えます。
Q. ペット飼育が禁止されているマンションで、理事会が飼育容認を検討しています。どのようにしたらよいですか
A.理事会で専門委員会を設け、アンケート等により組合員の意向を聞くよう働きかけてください。飼育を認める意見が多ければ、なぜ飼育を認めるのかを広報等により周知し、反対する組合員が居れば話し合いの場を設け十分な議論が必要です。飼育を認める場合は規約や細則を改正し、飼育者に共同の利益に反しない行動を求め細かいルール造りが必要となります。
北九州桜花法務事務所
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