マンション管理の窓口

一昨年12月にブログで取り上げましたビケンテクノの件で元社員が逮捕されました。容疑はマンション管理組合の修繕積立金など４０００万円余りを着服したということです。逮捕されたのは大阪府吹田市にあるビルメンテナンス会社「ビケンテクノ」の元課長、亥野宏一郎容疑者（６８）です。
警察によりますと、おととし１０月までのおよそ４か月間に、大阪・中央区にあるマンションの管理組合が集めた修繕積立金などおよそ４７００万円を着服したとして、業務上横領の疑いが持たれています。
元課長は当時、会社で管理業務の責任者を務めており、着服した金は第三者の口座を経由してみずからが管理する口座に送金した疑いがあるということで計画的で悪質です。
被害のあった管理組合が今月刑事告訴していたということで、調べに対し、容疑を認めているということです。
元課長は会社の調査で２０１５年以降、関西の１４の管理組合からあわせて９億１０００万円余りを着服した疑いがあることが分かり懲戒解雇されており、警察が詳しいいきさつを調べています。

今回の発覚を受けビケンテクノでは、有識者による第三者委員会をたちあげ第三者委員会等報告書が公表されております。

第三者委員会等報告書の内容を一部引用

そのなかで不正の原因は、「主に管理体制と内部監視の欠如に起因している。マンション管理課において元課長が長期間にわたり独占的に業務を担当していたことが問題であった。ジョブローテーションが行われず、元課長の業務内容に対する、上席者等の監視や牽制機能が機能していなかったため、不正行為が見過ごされた。
　また、業務手順の明文化がされておらず、各担当者が独自に業務を進める状態が常態化していたことも不正を容易にしたといえる。特に、マンション管理適正化法で義務付けられている「通帳と印鑑の分別管理」が徹底されておらず、元課長が両方を管理していたことが、不正の実行を可能にした要因である。
　さらに、経理部や内部監査部門、監査役など他部門の監視も不十分であり、元課長の不正行為に対する組織的な抑止力が欠如していたことも重大な要因とされる。このような管理不備や内部統制の甘さが、不正行為を長期間にわたって許容する結果となった」。としています。

東証スタンダード企業といってもマンション管理事業は非主要業務であり売り上げに占める割合は僅か数パーセントとうことであり業務全般に於いて脆弱な管理体制だったということです。

また再発防止策については以下の内容が挙げられています。
「マンション管理課における再発防止策
（1）適正化法に基づく業務遂行体制の構築
　　適正化法に従い、通帳と印鑑の分別管理を徹底し内部統制を強化する体制を構築。
（2）マンション管理課の業務手順の策定
　　業務フローを文書化し、業務遂行手順を明確化することで不正の発生を防止。
（3）マンション管理業務に関する体制面の改革
　　管理組合に対する業務を再編成し、適正な業務分担と監視体制を強化。
（4）人事ローテーションの拡充
　　特定の担当者に業務が集中しないよう、定期的な人事異動を実施し牽制機能を向上。
（5）子会社によるマンション管理業務の承継
　　一部の業務を子会社（マンション管理業務を主たる業務としている）に移管。
・管理部門等における再発防止策
（1）経理部
　　債権管理の強化や定期的なモニタリングを実施し、未回収債権への対応を迅速化。
（2）監査室
　　内部監査機能を強化し、定期的な監査とフォローアップを徹底。
（3）監査役会
　　監査役の独立性を保ち、監査役会の監視機能を強化することで経営監視を徹底
■　その他
　長期にわたりマンション管理課において不正が見過ごされていたため、同社のガバナンスにも問題があるとされた。特に内部通報制度や監査体制の見直しが急務とされている。」

最後にその後の経緯として今回の件で役員の処分が示されております。
■１ 役員の辞任等
2024年2月14日に、代表取締役会長・社長の役員報酬を30%減額（3ヶ月間）、その他取締役・監査役も20%減額（3ヶ月間）、することを決定した。
■２ 会計監査人の異動
なし