マンション管理相談室

マンション管理会社の不祥事は相変わらず発生しています。先月マンション管理会社の元部長が横領の疑いで逮捕されました。今回のような表に出てくるのは一部であり小さな事案や示談、気づかれないケース等表に出ないケースを入れると実際は相当数あるのではないかと思います。

今回の容疑者（管理会社の元総務部長）は、2016年から2018年にかけて、埼玉・三郷市にあるマンション管理組合の口座から10数回にわたり合わせて1200万円を自分の口座に入金し横領した疑いがもたれています。警視庁によるとこの容疑者は、このマンションの管理会社の元総務部長で、横領した金は高級クラブでの飲食費や旅行費に使っていたということです。調べに対して「全て業務において使った」と容疑を否認しているようですが、警視庁は他にも1000万円以上の余罪があるとみて調べているということです。

過去、管理会社による横領や着服、不正支出等が問題になりマンション管理適正化法が制定された経緯があります。しかしながら相変わらずこのような事例が後を絶ちません。
過去実際に起きたケースの手口を一部ご紹介すると

①大手の管理会社が、修繕積立金の保管口座の残高証明書を偽造していた。
　性善説で考えるとまさかという手法です。

②理事長印を偽造して不正に支出
　これも悪意に満ちたやり方です。

③修繕工事の見積書と照合後に、修繕積立金口座の払い戻し請求書の金額を修正した。　
　これも管理組合の信用を逆手にとった悪質なやり口です。例：１の数字を４や７に修正

④修繕積立金を引き出した後に、業者への支払いを装う領収書を偽造　　
　管理組合の特質（脆弱性）を知っている管理会社（担当者）の手口

⑤理事長印を捺した白紙の払い出し請求書をあらかじめ管理会社に渡している。
　実際に現在でも行っている組合があるのではないでしょうか？　あまりにも危険な行為

そして
⑥押印するのが面倒で理事長印を管理会社の担当者に渡しているため、引き出されてしまった
　あまりにも不用心すぎるの一言です。

上記は、手口の一部です。これ以外に様々な手口で管理組合が被害にあっています。
このように管理組合の資産を狙う手口は性善説を信じている多くの方には想像できないものではないでしょうか。特に、近年は、日常の修繕費や大規模修繕工事の執行による、契約自由の原則を利用した不相当な金額での承認・受注などそのやり方は、専門的視野で監視しなければ防ぐことが難しい状況になってきています。

このような状況に管理組合としてどのように対応すべきでしょうか？
まず言えることは、
管理組合の運営に無関心で、管理会社任せにしていると、悪意を持った人間が、皆さん（管理組合）の大切な資産に手をつけてしまうかもしれません。
どのような事情があるにせよ犯罪行為は許されることではありませんが、横領や着服等の不正行為を未然に防ぐ若しくは最小限に食い止める環境作りはできると思います。（予防法務）
たとえばいくら親しい友人だからと言って無造作に札束をテーブルの上や目につく所に置きっぱなしにして家に招くというのはある意味犯罪を助長しているともいえる行為で危険です。
莫大な修繕積立金を前にして、輪番制で専門性の乏しい役員による管理会社丸投げのマンション管理では、心が動く人間が後を絶たないというのも事実なのです。

そこでこのような不正行為を防止するためには、管理組合のチエック体制と財務管理の強化が重要だと考えます。決算時の監査以外に定期的な監査・監視体制の構築、会計・出納業務のスキームの厳格性、外部の専門家の活用などの対策が求められます。その結果、隙のあった管理組合の組織が変わり管理会社にも緊張感が生まれてくることになります。

そしてマンション管理組合の健全な運営を実現するためには、組合員同士のコミュニケーションや協力も重要になってきます。各居住者が管理組合運営に関心をもつことにより、居住環境の向上や資産価値の維持にも影響を与えます。
管理会社任せにせず自分たちの財産であるマンションの管理に積極的に関わり参加される組合員が増えることを願います。