マンション管理相談室

５月は総会が多い時期だと思います。管理会社に委託している場合良く見られるパターンとして担当者が議長が行う議事まで取り仕切っている場合があると思います。たしかに議長といっても輪番制でやむなく引き受けた方がほとんどというのが実情でこうしたことに慣れていない方が多いことから「お願いします」ということで任せきりになっていることだと思います。本来は議長が進行を行い質疑応答の後、賛否を問うというのが基本ですが現場を知っている私からすれば、致し方ないかなと思うところはあります。実務経験のない専門家の方はそんなことはあり得ないということを強く言われる方がいますが机上の理屈では対応できないケースもあります。問題なのは、意図的に担当者が議事進行を主導で行うケースだと思います。以下どういうケーすがあるのか一例を説明させていただきます。
説明の前に、
私は管理組合とは日本社会の縮図だと常々思っています。だとすればどこかで不正がおきる、巻き込まれる可能性はあるわけです、昔から不正あるところに利権あり、私利私欲ありということを何度も見てきました。管理組合自体は営利を追求する団体ではありません。しかし予算があり管理会社や関連業者にとっては営利を生み出す組織なのです。
民間会社のように厳しくコストダウンを要求することもなくチエック体制も弱い管理組合が多いことから管理会社の提示通りで承認を取ろうとしたり出来るだけ多くの利益を得ようとする管理会社や関連業者がいても不思議ではありません。

しかし契約内容変更、工事や設備設置など予算がからむ案件には、基本総会の承認事項が必要です。ケースによっては普通決議、または特別決議といった決議が必要です。なにごとも問題なく終わればよいのですが案件によってはてはモノ言う組合員の存在があったり議案内容によっては賛否が分かれる場合があると思います。

そこでどうでしょう。もし管理会社担当者や関連業者にとって都合のよい議案に反対意見が複数あったり賛否拮抗が予想される場合、担当者によっては奥の手を使ってでも決議させ無事に任務を遂行しようと考える人間がいても不思議ではありません。なぜか？

ご存知のように出欠票・委任状・議決権行使書はほとんどの場合は管理会社担当者が回収し集計します。
そして総会当日、通常は理事長＝議長は集計結果を担当者から伝えられ出席状況を総会にて報告します。
ここまでの過程でこの委任状や議決権行使書を管理組合側が精査をする機会はありません。
管理会社担当者の報告を信じるしかないわけです。どうでしょうか？私がこれ以上説明しなくともどいうことが可能かはおわかりいただけけると思います。

あっていけないことですが、委任状の偽造や議決権行使書の改ざん等の危険性があるわけです。私が聞いたケースでは、総会議案に不信をもった組合員が、後日委任状等の確認を求めたところ破棄したとの返答で証拠隠滅とも思える行動に出たというケースを聞いたことがあります。

こういう事では、不正選挙ならぬ不正総会がまかり通ることになりかねません。出来れば総会委任状や議決権行使書は管理組合側がいったん回収した後、担当者に渡すというやり方が望ましいとは思いますが、少なくとも管理組合側は、委任状や議決権行使書は保存するよう管理会社に伝え、もし破棄するようであれば管理組合としては、適切な対応を取る意思表示を行い不正を防止する対応も必要だと思います。最後に言わせていただければ全て管理会社担当者が悪いのかと言えばこういう事を生み出しかねない管理組合側の全て丸投げの意識も問題ではないかと感じています。
＊尚、議案によっては管理会社に都合の悪い場合もあります。その場合は逆に否決されるように根回しをしたり様々な対応策を講じる可能性もあります。どちらにしても丸投げ無関心は良い結果をもたらさないと考えます。