北九州桜花法務事務所

内容証明郵便業務は、弁護士法72条の「ただし、この法律又は他の法律に別段の定めがある場合は、この限りでない」の規定により本条の適用から外れること、及び、行政書士法第1条の2で行政書士業務として法定する権利義務又は事実証明に関する文書に内容証明郵便が該当することになります。但し、紛争性のある案件については、弁護士法と抵触するおそれがあるため取り扱うことができません。弊所では、予防法務の観点から最適と思われる提案をさせていただきます。例えば債権関係で今後具体的に訴訟の可能性があるものについてはケースにより弁護士と言うように弊所が窓口となり個別のケースに合った最善な提案をさせて頂きます。紹介料等は発生しませんので安心してご相談ください。

郵便法に規定されている制度を利用して発送される特殊な郵便のことで、一般的には「内容証明」と呼ばれています。正式な名称は「内容証明郵便」です。殆どの場合、何らかのトラブル（金銭・対人・土地・建物・犯罪など）を解決するための警告及び交渉の目的で使用されます。

内容証明郵便とは、「どのような内容を」　「いつ」　「誰が」　「誰に」発送したかということを、郵便局で証明してくれるものです。これにより、その手紙の「内容」と「出した日」が郵便局によって「証明」されるため、権利義務の得失や変更に関する重要な通知をする場合に簡単かつ確実に証拠を残しておくことが出来ます。
ただし、内容証明の中身である内容の真偽まで証明するものではなく、また内容証明郵便自体に法的効力はありません。内容証明の目的はあくまで警告であり、判断は相手側の任意に委ねられることになります。
しかしながら、内容証明一つで、債権を回収出来たりするのも事実であり、内容証明は送ってみないと分からないという側面があります。相手に心理的な圧迫を与え、刑事罰や行政処分（業務停止等）を回避するため、返金等に応じてくる可能性も出てくるというわけです。
このように内容証明は、費用対効果の面から考えても、問題解決のための対応として非常に効果的であると言えます。

内容証明郵便だけでは、「いつ相手に届いたか」まで証明することは出来ません。そこで、郵便物の配達した年月日を証明してくれる「配達証明」を利用して、この点を補うのが一般的です。
配達証明とは、書留について認められるもので、相手方が受け取った事実と配達された年月日を証明してくれる制度です。
本人に直接渡す以外にも、ポストへの投函や、受け取りを拒否された場合に玄関先に置いて来るだけでも到達（受け取った）したことになります。
内容証明郵便は、常に「内容証明＋配達証明」であることに注意しなければいけません。

内容証明が利用されるケースとしては、次のような場合が考えられます。
・代金・売掛金・貸金などの金銭トラブル
・クーリングオフの通知
・エステなどの中途解約
・悪徳商法トラブル
・契約解除の通知
・滞納家賃の通知
・損害賠償請求の通知
・未成年者の法律行為の取り消し
・いやがらせ・ストーカーなどの迷惑行為トラブルなど

内容証明の最大のメリットは、裁判手続きを経ずとも、問題を解決出来る可能性があるということです。また、もし争いがこじれて裁判に持ち込まれた場合にも、有力な証拠と出来ることが挙げられます。

金銭債権を請求したい場合でも、通常いきなり裁判とはせず、まずは直接会って催促をしたり、電話などで催促したりするのが一般的です。
通常の催促を行っても相手に払う意思が感じられない場合は、内容証明で支払の期限を切って、支払がない場合には法的手続きをとらざるを得ない旨を伝えておきます。なおも支払期限を過ぎても支払がない場合には、いよいよ法的手続きをとるという形になります。
このように、請求・督促には手順があります。ちゃんとした手順を踏むことによって、法的手続きをとった際に、堂々と相手に言い分を主張することが出来ます。

内容証明は必ず書留にしなければなりません。このため、いつ差し出されたものかを郵便局が証明してくれることになります。
発送時に契約を解除出来るような約款にしている場合などは、相手に通知が到達しなくても解除出来るということになります

内容証明を送付することにより、「こちらは本気で、場合によっては裁判も辞さない」といった態度を示せば、相手に心理的プレッシャーを与えることが出来るかもしれません。相手も損得勘定を考慮し、支払いに応じてくれるということも期待出来ます。

内容証明の文章の内容次第では、脅迫的な文書にもなりかねず、脅迫罪または恐喝罪になる恐れがあるため、慎重に言葉を選ばなければいけません。また内容によっては、受け取った相手が敵対心を起こしてしまうこともあります。
また、相手が支払おうとしている意思を見せているにもかかわらず、支払わないと法的手段に・・・という内容証明を送ると逆にこじれてしまうこともあります。したがって、内容証明を送るタイミングを良く考える必要があります。

内容証明郵便は同時に３枚(枚郵便局保管、枚相手方送付、差出人保管)作成します。特に専用の用紙が決まっているわけではありませんので、便箋やレポート用紙、原稿用紙などでも大丈夫です。内容証明郵便は字数・行数に制限があって、横書きの場合、１行２６字以内で一枚に２０行以内、あるいは１行１３字以内で一枚に４０行以内で書くことになっています。縦書きの場合は、１行２０字以内で１枚２６行以内となっています。１枚で書ききれない場合、複数枚にします。枚数に制限はありません。 
電子内容証明郵便を使うと、字数制限はほとんどなくなります。
基本的には、「かな（ひらがなとカタカナ）」、「漢字」、「数字（アラビア数字、漢数字）」の、３種類となります。例外的に、英字、記号を使うことも出来ます。英字は、氏名、会社名地名商品名などの固有名詞を表す場合だけ例外的に使えます。記号は、一般的なものは使えるとされていますが、括弧（「」、『』、〔〕）や句読点（、。）、一般的な記号（+、％）などは、１字として数える点に注意が必要です。
その他内容証明は郵便ですから、封筒が必要となります。この封筒には受取人の住所氏名・差出人の住所氏名を書きますが、これは本文に書いた住所氏名と同一でなければならないので注意して下さい。また図表や写真、また請求書や契約書などの添付書類を同封することは出来ません。内容証明書とは別に普通郵便等で送付するほかありません。

内容証明は、郵便物の集配業務を取り扱う集配郵便局と、地方郵便局長が特に指定した一部の無集配郵便局でしか扱っていません。そのため、利用しようとする郵便局が内容証明通便を取り扱っているかどうか、事前に確認しておきましょう。
通常の提出方法以外に電子内容証明（ｅ内容証明）があります。電子内容証明（ｅ内容証明）とは、インターネットで２４時間受付可能のシステムです。差し出された電子内容証明文書は、新東京郵便局にあるシステム内で、受取人宛ての内容証明本文はもちろん、差出人あての謄本も自動で印刷・封入封かんし、受取人・差出人にそれぞれ郵送されます。差出人の押印も必要ありません。
ただし、事前に登録・ソフトのインストールが必要になりますし、現在では、利用する日時によってはかなり大量の処理件数があり、受付から発送まで相当時間を要する場合もあります。

内容証明を配達証明付きで発送すれば、相手が内容証明を受け取り拒否したのか、または住所不定や不在などで届かなかったのか、判断出来るようになっています。

内容証明郵便は必ず受け取る必要はありません。受取人は、配達された内容証明郵便の受け取りを拒否することも可能です。
しかし、受取拒否の場合、相手は受け取れる状態にありながら自らの意思で受け取らなかったわけですから、内容証明による意思表示は相手に届いたとみなされます。判例上も「受取拒否」は、通知したという意味をもっていると、解釈されます。
したがって、受取拒否の紙が付いた内容証明自体が証拠となるわけです。

内容証明郵便は書留郵便ですので、配達員が手渡しで受領印をもらわなければなりません。そのため、相手が不在の場合はその内容証明郵便を持ち帰ることになり、相手の郵便受けには不在の通知書が代わりに投函されます。不在で配達出来なかった内容証明郵便は、郵便局で７日間保管することになります。
しかし、相手が郵便局まで取りに来ない場合、「不在で配達できないため還付」と書いた紙が付いて差出人に戻ってきてしまいます。不在で戻ってきた場合、相手が受け取ることが出来ない状態であったということになりますので、内容証明の通知が相手に届いたことにはなりません。
このような場合、判例では到達したとみる判例と、到達していないとみる判例に分かれていますが、残念ながら「不在期間経過（保管から７日以上）」で郵便が戻ってきた場合は、相手方へ内容証明で通知したという主張はなかなか難しいようです。
このような事態を防ぐには、内容証明と全く同じ内容の普通郵便を特定記録で再送付するのが効果的です。普通郵便ですと、相手方の不在に関わらず必ずポストに投函されます。つまり、相手の受け取り拒否や転居先不明などでない限り、必ず配達されることになります。
また、特定記録は追跡バーコードが付いていますので、いつ送付され、いつ到達したかもネット上で確認出来ます。ただし、普通郵便を特定記録で送っても、内容証明としての効力は無くなります。

特定記録とは、郵便物やゆうメールの引受けを記録するサービスであり、受取人の郵便受箱に配達されます(1)　引受けの記録がされ、受領証が交付されます。したがって、郵便物を差し出したことの記録が残ります。
(2)　郵便物は受取人の郵便受箱に配達されます。
(3)　差出人は、インターネットで配達状況を確認できます。
長所
(1)　相手方が不在の場合、内容証明郵便では返送されますが、特定記録なら郵便受箱に配達されますので、相手方に読んでもらう可能性は高くなります。
(2)　普通郵便では出しっぱなしとなってしまいますが、特定記録ならインターネットで配達状況を確認できます。
短所
(1)　内容証明のように、郵送した書面の内容については証明してもらえません。
(2)　 郵便受箱に配達されただけでは、差出人の意思表示が相手方に到達した証明とはならない可能性があります。
意思表示が相手方に届いたことを証明する必要はなく、まず、相手方に書面を読んでもらうことを優先する場合には特定記録の方が使いやすいのではないかと思います。
状況により、普通郵便、特定記録、配達証明付き内容証明郵便を使い分けていただければと思います。

内容証明郵便発送までのすべてが含まれています。
法律上・実務上のアドバイス
内容証明郵便の作成
郵便局での発送

クーリングオフに関しては、特定商取引法に定められています。特定商取引法は、事業者による違法又は悪質な勧誘行為や取引行為等を防止し、消費者の利益を守るための法律です。
クーリング・オフは，訪問販売だけでなく，電話勧誘販売，割賦販売，連鎖販売取引（例. マルチ商法），特定継続的役務提供（例. エステティック，外国語会話教室，学習塾，家庭教師派遣，パソコン教室，結婚相手紹介サービス），業務提供誘引販売取引（例. 内職・モニター商法），事務所以外等でなす宅地建物の売買，営業所以外でする保険期間１年を超える生命保険・損害保険契約などにも認められています。

「クーリングオフ」とは、申込又は契約後に法律で定められた書面を受け取ってから一定期間消費者が申込撤回又は契約解除をすることができる制度のことです。
消費者が突然の訪問販売で、意思がはっきりしないまま高額な商品等を購入してしまった場合、冷静になって考える機会を与える目的で導入された制度です。
例えば、訪問販売の場合には8日間、連鎖取引販売の場合には、20日間のクーリングオフ期間が定められています。クーリングオフによる契約解除には理由は不要で、無条件で解除が可能です。
ただし書面でする必要があり、基本的に電話ではクーリングオフをすることができません。